Al giorno d’oggi tutte le agenzie per il lavoro fanno uso di una qualche forma di ATS per gestire la mole di CV che arriva quotidianamente nei loro database. Però, ogni realtà fa uso di questa tecnologia in modo diverso. Ma come?
C’è chi utilizza software di screening in grado di valutare un profilo senza nessun intervento umano, chi preferisce usare gli ATS per gestire meglio i documenti per non rischiare di perderne nessuno. Qual è la strategia giusta? Quale la più “etica”? Vediamolo insieme.
1. Che cos’è un ATS?
Prima di tutto dobbiamo capire che cos’è un ATS. L’acronimo sta per Applicant Tracking Software che possiamo tradurre con “Software per il Tracciamento dei Candidati” ed è un programma in grado di compiere una molteplicità di operazioni per facilitare il lavoro dei recruiter. Vediamo quali nel dettaglio:
1.1 Raccolta e gestione curricula
Tenere da parte le candidature in modo organizzato e facilmente reperibile è fondamentale per il lavoro dei recruiter. Perché? Immagina di essere uno sviluppatore con una corposa collezione di progetti creati da te. Ogni volta che ti blocchi sulla scrittura del codice potresti voler dare un’occhiata a cosa hai fatto negli altri codici invece di cercare su google (o direttamente su Stack Overflow) per ricordarti esattamente come avevi risolto magari proprio quello stesso problema.
In questo caso è molto importante avere un piccolo database facilmente consultabile. Ora immagina di avere decine di migliaia di progetti: un foglio google o una cartella su GitHub non può bastare a gestire tutte queste informazioni.
Proprio per questo motivo esistono gli ATS nel mondo dell’HR:
- Le candidature vengono gestite correttamente e sono organizzabili in qualsiasi momento
- I dati sono salvati su cloud in modo sicuro
- Più recruiter possono lavorare contemporaneamente sugli stessi file
1.2 Pubblicazione degli annunci di lavoro sulle bacheche di lavoro
Oltre alle candidature, anche le offerte di lavoro vengono gestite più facilmente, sia per quanto riguarda i candidati associati che per le descrizioni delle offerte di lavoro (o job description come piace dire a noi).
1.3 Fornire test/questionari online
Spesso potrebbero essere richieste delle competenze specifiche per determinate posizioni. Un test online risulta molto utile per filtrare fin da subito quelle candidature che non sono qualificate (stiamo parlando di competenze necessarie come l’iscrizione a un albo o lauree/certificazioni specifiche).
Oppure può essere utilizzato per fornire un questionario che vada a individuare le competenze trasversali (soft skill) del candidato attraverso domande mirate.
1.4 Inviare messaggi automatizzati
Una delle cose più importanti è sempre fornire un feedback ai candidati. Se però la mole di candidature è ingente, risulta impossibile rispondere manualmente a una a una. Per questo motivo l’ATS permette di creare automatismi come l’invio di e-mail automatiche, spostamento dei candidati sulla pipeline, aggiornamento offerte di lavoro.
1.5 Screening CV
E arriviamo al punto cruciale e più controverso: lo screening automatico dei CV. Si tratta probabilmente della funzione più “famosa” degli ATS e, in un modo o nell’altro, quasi tutte le agenzie per il lavoro ne fanno uso. In breve, è possibile filtrare le candidature per parole chiave, competenze, esperienze di lavoro e localizzazione (ma anche altro).
Ma è anche possibile “saltare” il controllo umano e lasciare fare tutto al software che, in modo indipendente, smista i candidati e dà come risultato una lista finale di quelli che sono i profili più adatti per la posizione lavorativa. Questo è proprio il punto più controverso, ma cerchiamo di capire perché esiste questa pratica.
2. Perché i recruiter usano gli ATS?
Non dovrebbe stupire che vengano utilizzati dei programmi (spesso con l’ausilio dell’AI) per analizzare le candidature. Noi stessi abbiamo uno screening integrato nella casella di posta elettronica per individuare le comunicazioni come spam e marketing.
Però ovviamente filtrare bot e filtrare persone umane che cercano lavoro sono due cose diverse. Ma anche i recruiter sono essere umani e non possono revisionare manualmente tutte le candidature. Noi crediamo che sia meglio risolvere il problema alla radice piuttosto che metterci una pezza tecnologica sopra. Come? In 2 modi:
- Scrivere e pubblicare un annuncio di lavoro completo con tutte le informazioni necessarie e che faccia capire esattamente quali profili sta cercando. Tra tutte le informazioni, sicuramente una delle più importanti è la RAL (reddito annuo lordo) ed è probabilmente un dato significativo che permette di ridurre le candidature in modo significativo (perché lo stipendio rimane ancora oggi uno dei criteri più importanti per la ricerca del lavoro.
Quindi una descrizione di qualità porterà meno candidature, ma anch’esse di qualità. - Fare una ricerca attiva dei candidati. Parliamo dell’head hunter, un termine inglese che possiamo tradurre in “cacciatore di teste” e che descrive la figura del recruiter che attivamente contatta i profili potenzialmente in linea. In questo caso è molto più difficile fare un buco nell’acqua perché gli head hunter sono professionisti che sanno quali criteri utilizzare per valutare i candidati.
Noi di Starfinder utilizziamo proprio questi 2 metodi e ciò ci permette di visionare manualmente tutte le candidature e soprattutto di poterle integrare e catalogare, pronte per essere riutilizzate in caso di necessità.
3. Vantaggi e svantaggi dello screening con gli ATS
Non vogliamo però screditare le altre agenzie per il lavoro, in alcuni scenari risulta impossibile operare senza uno screening automatizzato. Ma andiamo a vedere tutti i vantaggi e gli svantaggi degli ATS.
3.1 Vantaggi
- Facilita il lavoro dei recruiter
- Riduce la possibilità di errori umani
- Permette di analizzare tutti i CV
3.2 Svantaggi
- Se non è integrato con un’AI performante, può fare errori banali (come l’analisi sulle keyword)
- Non legge correttamente alcuni layout dei CV e potrebbe scartarli erroneamente
- Mette il focus sulle competenze tecniche (hard skill), ma non riesce a valutare le soft skill (che possono essere analizzate solo tramite l’intervento umano, almeno per ora)
4. Come “battere” l’ATS?
Ora che sai come funzionano, puoi creare un CV in grado di superare i paletti imposti dagli ATS. Ecco 3 utili consigli:
4.1 Parole chiave
Come capire quali keyword sono rilevanti? Molto semplice, guarda l’annuncio di lavoro e cerca parole che si ripetono o che sono in grassetto o che ti sembrano di particolare rilevanza per come sono posizionate (spesso nel primo paragrafo).
Una volta individuate inseriscile nel tuo CV (non a caso mi raccomando). Inoltre cerca anche di mettere versioni alternative della stessa keyword (per esempio excel e foglio di calcolo). Non preoccuparti sul numero di keyword, più ne inserisci e meglio è (sempre nei limiti della sintassi italiana).
4.2 Personalizzazione CV
Questo è legato al punto precedente, ogni candidatura che mandi deve essere personalizzata ad hoc per quella offerta di lavoro. Quindi le keyword potrebbero cambiare, metti in risalto le esperienze lavorative che più sono in linea, mostra la tua motivazione di lavorare proprio per quella azienda.
4.3 Semplice, ma dettagliato
Questo rappresenta più un consiglio di stile, ma non di meno importanza. Il tuo CV deve essere chiaro e facilmente leggibile. Solitamente basta una pagina con un layout semplice, ma con informazioni sintetiche e dettagliate. Ricordati di inserire:
- Dati anagrafici
- Esperienze lavorative (con data di inizio e fine)
- Istruzione (sempre con date di inizio e fine)
- Le tue competenze tecniche, ancora meglio se spieghi come le hai acquisite/applicate tramite le tue esperienze di lavoro
- I tuoi contatti (qui contano molto anche i social come LinkedIn che ormai risultano indispensabili per un CV professionale) e anche un link al tuo portfolio di lavoro
E per la formattazione:
- Utilizza un font semplice da leggere (sans serif è un’ottima scelta, se sei indeciso consigliamo roboto che è il font che stai leggendo proprio ora)
- Evidenzia le parti rilevanti con il grassetto
- Utilizza liste (proprio come questa)
- Evita i muri di testi e suddividi il contenuto in paragrafi
- Inserisci una tua foto nell’intestazione assieme al tuo ruolo professionale (la foto non è obbligatoria, ma è fortemente consigliata)
- Salva in formato pdf, evita assolutamente png e jpeg. I software non possono leggere le immagini, mentre il pdf è una tipologia di file facile da leggere e ormai lo standard per i documenti online
Sei ancora in dubbio su come scrivere un CV a prova di ATS? Contattaci e ti aiuteremo a mettere in risalto i tuoi punti di forza e a valorizzare quelli di miglioramento. Il tutto gratuitamente!