La pandemia ha rivoluzionato il modo di fare riunioni “obbligandoci” a utilizzare lo strumento del meeting online. Se da un lato questo ci ha permesso di discutere comodamente da casa, dall’altra ha normalizzato un abuso di questo strumento costringendoci quasi a uno stato di costante reperibilità. Ma vediamolo insieme nel dettaglio.
Cos’è un meeting aziendale
Il meeting aziendale o di lavoro è un incontro in cui un gruppo di collaboratori discute su diversi scopi precedentemente individuati. Può essere in presenza, online o misto (con alcune persone presenti fisicamente e altre collegati via web).
Sulla carta sembrano esserci numerose opportunità derivanti dai meeting, ma siamo sicuri che siano sempre necessari? Vediamolo insieme.
Che vantaggi portano le riunioni online?
Come già accennato, i meeting rappresentano in primis un’opportunità. Questo perché attraverso il confronto con i colleghi è possibile elaborare nuove idee, strategie per far crescere la propria azienda.
Inoltre:
- Si rafforza il gruppo rendendo ognuno partecipe
- Aumenta la velocità con cui si prendono decisioni
- Si risolvono gli eventuali problemi aziendali con il contributo di tutti
Quali sono gli svantaggi?
I meeting occupano tempo e non poco. Anche solo organizzarli è un dispendio notevole di energia poiché bisogna riuscire a incastrare gli impegni di tutti per trovare la data e l’orario giusti. Allo stesso tempo è anche tempo “sprecato” con cui si potrebbe fare qualcosa di più produttivo. Se pensiamo che i manager trascorrono in media il 65% del loro tempo in meeting (secondo lo studio Harward Business del 2018), possiamo chiederci: ma vale veramente la pena di fare meeting per ogni questione aziendale?
La risposta è no, e a darla è ben il 54% dei dipendenti (studio di Doodle 2023) che lo ritiene una “perdita di tempo”. D’altronde bisogna considerare che non tutti hanno veramente l’opportunità di esprimere la propria in una riunione e sono “costretti” al semplice ascolto.
In particolare si potrebbe avere una situazione in cui:
- i dipendenti si sentono ancora più slegati dai valori aziendali
- non si arriva a una vera decisione
- non si risolve alcun problema, anzi se ne creano di nuovi
Come gestire i meeting al meglio?
Secondo un’analisi realizzata da Microsoft sulla piattaforma Teams, l’abitudine di fare meeting è aumentata del 252% dopo la pandemia. Ovviamente non tutte queste riunioni sono strettamente necessarie, per cui dobbiamo chiederci: quali sono gli errori da non fare per evitare di far “perdere tempo” ai nostri collaboratori?
- Discutere di argomenti non inerenti all’ordine del giorno
- Invitare l’intero personale quando non necessario
- Non stabilire un tempo di durata indicativo